Уничтожение документов, не подлежащих хранению

В процессе производственной или коммерческой деятельности образуется достаточно большое количество документов. Некоторые из них, например первичная бухгалтерская отчетность или налоговые декларации, должны в обязательном порядке храниться определенный срок, установленный законодательством, после чего компания может их уничтожить. Многие документы не подлежат обязательному хранению. Такие бумаги желательно утилизировать сразу, чтобы не тратить лишних ресурсов и не допускать захламления архива. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно выполнить силами своих сотрудников. Но зачастую выгоднее и удобнее обратиться в специализированную компанию. Это позволяет быстро и за разумные деньги избавиться от ненужных бумаг и при этом не отрывать своих сотрудников от их производственных обязанностей.

Как осуществляется уничтожение документов, которые не подлежат хранению

  • Этап 1. Экспертная оценка ценности. Необходимо проверить архивные документы, чтобы определить, какие из них подлежат дальнейшему хранению, а какие должны быть утилизированы. Тщательное выполнение экспертной оценки позволяет отобрать на уничтожение только те документы, которые действительно уже не имеют ценности, и оставить нужные бумаги.
  • Этап 2. Вывоз документов для уничтожения. При больших объемах бумаг целесообразно вывезти их в точку утилизации. Это может быть пункт приема макулатуры, офис компании, которая уничтожает документы посредством шредирования, сжигания и т. п. Обычно организация, которая занимается экспертной проверкой архивов и ликвидацией ненужных документов, берет на себя и вывоз, если иное не оговорено с заказчиком.
  • Этап 3. Уничтожение документов. Для этого чаще всего используются промышленные шредеры, позволяющие измельчить бумаги на множество мелких фрагментов, которые невозможно соединить в один лист. По желанию заказчика при уничтожении документов, не подлежащих хранению, может присутствовать его представитель. Утилизация также может выполняться путем сжигания, закапывания, реже – методом обработки химическими реагентами.
  • Этап 4. Завершающие работы. По результатам ликвидации бумаг компания-исполнитель предоставляет заказчику акт уничтожения документов, дальнейшее хранение которых было нецелесообразным. Солидные организации, такие как ООО «Виндали», готовы также выполнить работы по упорядочиванию оставленных бумаг, передаче дел на хранение в Госархив России и др., что позволяет наладить бумажный документооборот предприятия-заказчика.

Как составляется акт на уничтожение документов, не подлежащих хранению

Акт является официальным подтверждением факта уничтожения документов, которые по каким-либо причинам уже не подлежат хранению. При его составлении соблюдаются следующие правила:

  • под общим заголовком указывается, сколько дел отобрано на уничтожение, и приводятся их заголовки. При этом дела группируются по структурным подразделениям, которым принадлежат данные документы;
  • в форму акта нужно переносить всю информацию (заголовок, индекс, даты начала и завершения), которая указана на обложках дел с документами для ликвидации. Если какие-либо сведения отсутствуют, данные уточняются в компании заказчика;
  • количество позиций в акте должно совпадать с реальным числом дел, отобранных на уничтожение. Иначе формально документы будут числиться на хранении либо окажутся незаконно ликвидированными;
  • при отборе документов на уничтожение нужно следить за соблюдением сроков хранения по годам. Например, если дело от 2015 г. должно сохраняться в архиве 5 лет, его можно включить в акт на ликвидацию, датированный 2021 годом, но не раньше.

Чтобы заказать профессиональное уничтожение документов, не подлежащих хранению, позвоните в офис компании «Виндали», пришлите нам заявку на e-mail info@mos-pereplet.ru или через онлайн-форму на сайте.

Заказать
обратный звонок