Правила архивирования бухгалтерских документов

Законодательство обязывает компании хранить первичные бухгалтерские документы. В категорию таковых попадают бумаги, подтверждающие выполнение хозяйственных операций юридическим лицом. Минимальные сроки хранения достаточно продолжительны (5 лет и дольше). Грамотно выполненная архивация бухгалтерских документов позволит держать бумаги в упорядоченном состоянии. В свою очередь, это обеспечивает оптимизацию места хранения и в случае необходимости помогает быстро найти нужные бумаги. Опытные специалисты компании «Виндали» заархивируют бухгалтерские документы в соответствии с законодательством РФ и по доступной цене. Воспользовавшись нашими услугами, Вы сможете поддерживать свою бумажную отчетность в упорядоченном виде и при этом не отвлекать сотрудников от их прямых задач.

Как осуществляется архивация бухгалтерских документов

Экспертиза ценности документов. В процессе ее выполнения специалисты выполняют постраничный осмотр и отбирают бумаги для длительного хранения, удаляют ненужные черновики, лишние копии, дубликаты и т. п. Это помогает оптимизировать объем документов, отправляемых в архив.

Систематизация документов. Бухгалтерские бумаги сортируются в соответствии с их типом и/или принадлежностью к конкретному календарному периоду. На основе такой группировки создаются отдельные дела (сборники документов), которые и будут размещены в подшитом виде в архиве вплоть до истечения срока хранения.

Оформление. Стопки отсортированных бухгалтерских документов формируются в дела, которые нумеруются и подшиваются в твердый переплет. На обложках указываются реквизиты (номер дела с документами, название, даты отчетного периода, архивный индекс), которые будут фигурировать в картотеке. В начале каждого архивного дела обязательно размещается внутренняя опись содержимого. Особо ценные документы (например, лицензионные) принято складывать в специальные коробки или папки.

Передача в архив. После подготовки дел составляется их общая опись, затем идет передача в архив. Все манипуляции по архивированию бухгалтерских документов должны отражаться в актах, которые передаются руководству компании-заказчика. Рекомендуется выполнять архивирование бухгалтерских документов систематически (например, раз год либо по мере накопления), что позволит поддерживать бумажную отчетность в упорядоченном состоянии.

Кто занимается архивацией бухгалтерских документов

Как видно из вышеописанного порядка, архивирование бухгалтерских документов – достаточно кропотливый и трудоемкий процесс. Его качественное выполнение требует и профессиональных познаний, и личностных качеств (усидчивость, исполнительность, внимательность и др.). А ответственность за архивирование бухгалтерских документов, согласно законодательству, лежит на руководителе компании. Поэтому будет разумно доверить это дело профессионалам. Компания «Виндали» работает в этой сфере более 10 лет. Наши специалисты проведут экспертную оценку, инвентаризацию и архивирование документов согласно всем правилам, передадут дела в архив и предоставят заказчику официальные акты.

Заказать
обратный звонок