Правила архивирования кадровых документов

И государственные, и частные компании сталкиваются с необходимостью упорядоченного хранения кадровых документов. Это требование связано с обеспечением пенсионного страхования граждан. При возникновении споров, касающихся стажа, зарплатных начислений или других сходных вопросов, восстановить реальную картину событий можно только по кадровым архивным документам. Обеспечение сохранности таких данных регулируется на законодательном уровне, и сроки достаточно велики – порядка 75 лет. Поэтому каждая организация должна своевременно готовить кадровые документы для их передачи в архив. Систематическое выполнение этого требования поможет компании не просто соблюдать законодательство, а поддерживать в порядке внутренний документооборот.

Как осуществляется архивация кадровых документов

Поскольку кадровые документы имеют высокую важность (они подтверждают права граждан на социальное обеспечение от государства), при их архивировании нужно уделять повышенное внимание составлению описи подшитых бумаг и правильному оформлению дел. Тщательное выполнение указанных задач позволит в случае необходимости быстро найти понадобившиеся сведения, избежать их потери. Архивация кадровых документов производится по описанному ниже общему алгоритму.

Экспертиза ценности. На этом этапе отбираются кадровые документы, которые действительно представляют ценность и подлежат хранению. Удаляются ненужные копии, черновики и проч. Согласно правилам в дела помещаются корректно оформленные бумаги в единичном экземпляре.

Формирование дел. Кадровые документы систематизируются по определенным признакам (например, по календарному периоду или трудовой истории конкретного специалиста). Дело считается заведенным после подшивки хотя бы одного документа. Страницы в обязательном порядке нумеруются.

Оформление обложки. Систематизированные документы подшиваются в переплет (твердую обложку), на которой, согласно правилам, проставляется идентификационная информация. Это индекс или номер дела, его заголовок, срок хранения бумаг из данной папки, название компании, ее структурного подразделения. Указанная информация будет фигурировать в архивной картотеке, именно по ней и осуществляется поиск в случае запроса документов.

Передача в архив. Подготовленные документы, оформленные в виде дел, передаются на хранение в архив. По итогу составляется общая опись дел, которые были переданы.

Очевидно, что архивирование документов представляет собой достаточно трудоемкую задачу, для выполнения которой потребуются и специализированные познания, и опыт, и ответственный подход к делу. Обратитесь в компанию «Виндали». Мы более 10 лет работаем в сфере архивных услуг и приведем в порядок документы Вашего предприятия с учетом всех законодательных требований и правил оформления.

Заказать
обратный звонок