Порядок уничтожения конфиденциальных документов

По истечении регламентных сроков хранение документов является нецелесообразным. При этом многие бумаги являются конфиденциальными, и разглашение информации, которая находится в них, может принести вред компании или ее сотрудникам. Чаще всего речь идет о коммерческой или государственной тайне либо персональных данных. Поэтому уничтожение конфиденциальных документов должно выполняться с соблюдением полной секретности.

Две важные особенности утилизации секретных бумаг

  • Процессы подготовки документов и их непосредственного уничтожения осуществляются под строгим контролем комиссии, в которую входят сотрудники компании-заказчика в составе минимум двух человек. Все члены такой комиссии должны подписать акты уничтожения секретных документов.
  • Утилизация должна быть полной. То есть после уничтожения документы нельзя восстановить ни полностью, ни частично. Обычно для утилизации секретных бумаг используется очень мелкое шредирование или сжигание.

Как осуществляется уничтожение

  1. Экспертиза ценности. Данная процедура позволяет сформировать пакет документов на уничтожение, отделив бумаги, которые сохраняют свою ценность (например, имеют еще не истекшие сроки хранения).
  2. Подготовка сопутствующих бумаг. Составляется полная опись всего, что подлежит уничтожению. По итогам процедуры оформляется соответствующий акт. Также на утилизацию секретных документов потребуется письменное разрешение компании-заказчика.
  3. Процедура уничтожения. Она осуществляется выбранным способом (путем шредирования, сжигания и т. п.) в присутствии членов специализированной комиссии. В обязательном порядке производится проверка наличия всех конфиденциальных документов, указанных в описи.
  4. Оформление акта об утилизации секретных бумаг. Каждая из них указывается отдельной позицией, что обеспечивает удобство контроля и отчетности. Подготовленный акт на уничтожение конфиденциальных документов хранится у компании, которой принадлежали эти бумаги.

Важные нюансы

Обеспечение сохранности и секретности. Хранение секретных документов осуществляется в защищенных помещениях (с замками на дверях, решетками на окнах и т. п.). Нередко присутствует также охрана и/или сигнализация. Нужно обеспечить защиту и при хранении документов, отобранных на уничтожение, перед их отправкой в пункт утилизации, а также в процессе самой транспортировки.

Правильный выбор способов утилизации. Секретные документы могут быть не только на бумажных, но и на других носителях, например CD-дисках, бобинах и т. п. В таких случаях выбираются способы ликвидации, которые позволят полностью уничтожить носитель с имеющейся на нем информацией (дробление, расплавление и др.).

Правильный выбор исполнителя. Ввиду ответственности процесса уничтожения конфиденциальных документов рекомендуется доверить эту задачу специалистам. Компания «Виндали» работает в этой сфере с 2007 года и заслужила отличную репутацию. Наши сотрудники подготовят и уничтожат секретные документы с соблюдением полной конфиденциальности, коммерческой и государственной тайны.

Заказать
обратный звонок