Передача документов в архив при ликвидации компании

Согласно законодательству при ликвидации компании ряд документов подлежит обязательной передаче в архив. В будущем такие бумаги могут понадобиться для решения финансовых споров, установления стажа сотрудников и других целей. Передача документов в архив при ликвидации компании представляет собой достаточно сложный и трудоемкий процесс, предусматривающий экспертизу и систематизацию бумаг, оформление их надлежащим образом и транспортировку к месту хранения. По результатам выполнения архив выдает подтверждающий документ (обычно это акт приема-передачи), который при завершении ликвидации компании нужно вручить государственному регистратору.

Какие документы передаются в архив

  • Учредительные бумаги за весь период осуществления коммерческой деятельности (договор об учреждении, все уставы, протоколы собраний, полученные свидетельства, данные о местонахождении, решения собственников и т. п.).
  • Кадровые документы. К ним относятся приказы по личному составу (о зачислении и увольнении сотрудников, выдаче им премий и других поощрений, утверждении штата фирмы, предоставлении оплачиваемых, неоплачиваемых, декретных отпусков и т. п.).
  • Ведомости по заработной плате. В архив передаются все расчетно-платежные документы, которые содержат информацию о суммах начислений и удержаний.

Полный перечень документов, которые нужно передать при ликвидации юридического лица, регламентируется Основными правилами работы архивов организаций, датированными Госархивом России 06.02.2002, а также № 125-ФЗ от 22.10.2004, получившим название «Об архивном деле в РФ».

Кто должен заниматься архивацией документов ликвидируемой компании

Согласно закону «Об архивном деле в РФ» (ст. 23, п. 10) обязанность по подготовке документов к отправке их в архив при ликвидации компании возлагается на конкурсного управляющего или специализированную ликвидационную комиссию. Другими словами, организация должна сама позаботиться о выполнении этой процедуры и оплатить ее. Очевидно, что архивация связана с довольно большим объемом бумажных работ, требует наличия профессиональных знаний. Поэтому целесообразно доверить выполнение такой задачи специалистам, работающим в сфере архивных услуг. ООО «Виндали» подготовит и отправит документацию Вашей компании в Госархив России с соблюдением законодательных требований и предоставлением отчетных актов.

Как осуществляется подготовка документов к отправлению в архив

  • Экспертная оценка. Наши сотрудники проверяют документы, отбирают те, которые подлежат обязательной отправке в архив, сортируют по типу и/или календарным периодам. На этапе экспертной оценки осуществляется также удаление копий, черновиков и прочих ненужных бумаг.
  • Оформление дел. Отсортированные документы мы нумеруем и подшиваем в переплеты. В начале каждого такого дела мы указываем внутреннюю опись содержимого, а на обложку наносим реквизиты (индекс, код и т. п.), по которым осуществляется поиск материалов в картотеках архивов.
  • Отправка в архив. Подготовленные дела мы отправляем в Госархив России, а заказчику предоставляем акты о проделанной работе. Документы, которые не подлежат обязательной архивации, могут быть утилизированы нашими силами или клиентом.
Заказать
обратный звонок