Виды обработки документов

этапы обработки документовДокумент – носитель информации, который вмещает в себе текстовый, звуковой, графический или скомпонованный сразу из нескольких видов, материал.

Документ может иметь различные принадлежности, по которым его можно обозначить и распознать. Форменная основа и виды обработки документов, позволяют осуществлять их передачу другим лицам для дальнейшего применения, распространения и хранения.

Существует основная классификация документов по их функциональному значению:

По временной шкале

  • первичный – оригинальный документ с информацией от первоисточника;
  • вторичный – результат обработки одного первичного носителя или нескольких его форм.

По назначению

По своему назначению документы могут быть:

  • организационного характера – должностные инструкции, статут предприятия, положения и штатные расписания;
  • распорядительные – распоряжения и приказы, выписки, постановления и другого рода решения;
  • справочные – акты, протоколы, справки, объяснительные и докладные, письма.

По содержанию

Документы распределяют по их текстовому содержанию, наличию графических изображений, а также идиографических (схематические, нотные и картографические носители).

По типу создания

  • черновые и подлинные документы;
  • электронное и машинописное отображение;
  • рукописные бумаги и печатные издания (книги, журналы).

К дополнительным видам распределения документации можно отнести входящую и исходящую корреспонденцию, внутренние и внешние бумаги организации, публикуемые и непубликуемые материалы, различные по уровню секретности документы.

Виды обработки документов

Существует два основных вида обработки документов – семантический и несемантический.

Семантический

К данному виду относят:

  • перевод – процесс по толкованию значения текста на одном языке, и интерпретация нового равноценного документа на другом языке;
  • аннотирование – изложение информации с любого носителя (книга, статья, доклад и др.) в краткой форме;
  • реферирование – это метод обработки информации по составленному плану и ее дальнейшее толкование в устной или письменной форме.

Несемантический

Несемантические виды обработки документов разграничивают на:

  • копирование – обработка документального носителя, с целью создания его копии;
  • передачу – существует определенные правила обработки всех видов документов, чтобы подготовить их для дальнейшего использования, хранения или уничтожения;
  • представление документа в новой форме – преобразование бумажного носителя в электронный документ.