Архивация документов и ее порядок

Архивация документовВажным процессом в работе любой организации является обеспечение сохранности документации. Существует порядок архивации документов, который направлен на систематизацию, учет и, соответственно, должное хранение всех бумаг, представляющих ценность для делопроизводства компании.

Как это происходит

В первую очередь порядок архивации документов подразумевает деление на категории по срокам хранения – постоянного и временного. Для этого проводится изучение номенклатуры организации, оценка документации и ее отбор по категориям.

Если детализировать процесс, то за основу можно выделить следующие этапы:

  • Подготовка – на данном этапе проводятся работы по разброшюровке документов, извлечение их из файлов и отделению скрепок.
  • Сортировка – согласно номенклатуре, осуществляется разобщение бумаг на такие, сроки хранения которых прошли (они подлежат уничтожению, о чем составляется акт) и на дела, направляющиеся в архив. Далее выполняется обязательный полистный просмотр документов для выделения ненужных бумаг (черновики, копии) и распределение на временное или постоянное хранение.
  • Систематизация – документы объединяют по их принадлежности к определенному делу, размещают в последовательном порядке, согласно хронологии создания и нумеруют.
  • Опись – составляется для дальнейшей более удобной работы с документами, а также по описи происходит прием документов в муниципальные хранилища.
  • Переплетные работы – для продления сроков использования и хранения документации необходим ее переплет. Он оформляется разными способами (для архивного применяют жесткий технический метод), обложка обязательно должна иметь подпись и корешки для прошивки документов.

Бухгалтерские документы

Правила архивации бухгалтерских документов основываются на более частой их обработке. Интенсивность использования первичной учетной документации объясняется ее востребованностью в ежедневном делопроизводстве любой компании. Бухгалтерские документы используют для создания отчетности, их требуют при проведении проверок, для внутренней работы отдела.

Большие объемы бумаг бухгалтерского отдела требуют более тщательной систематизации и сортировки. Это поможет уменьшить занимаемое пространство архива и улучшить качество работы сотрудников. Время, затраченное на поиски необходимого архивного документа, значительно снижается.

Безопасность

Правила архивации документов охватывает также и пункт о безопасности хранения бумаг. Так как информация, которая передается в архив, зачастую носит конфиденциальный характер (в основном это кадровая документация), то доступ к делам должен быть ограничен.