Полезное
- Переплетные работы основные услуги:
- Архивирование документов
- Архивная обработка документов
- Обработка документов
Полезная информация
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Принят Государственной Думой
1 октября 2004 года
Одобрен Советом Федерации
13 октября 2004 года
ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона
Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от
их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным
делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и
государства.
Статья 2. Законодательство об архивном деле в Российской Федерации
2. Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы
и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации,
муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить
настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему
Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего
Федерального закона.
Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе
В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:
1) архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) -
деятельность государственных органов, органов местного самоуправления,
организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов;
2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем
информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать,
и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации
для граждан, общества и государства;
3) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
4) документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ,
прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на
государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
5) особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской
Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную
ценность, особую важность для общества и государства и в отношении
которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
6) уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе
подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним
признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или)
автографичности; 7) архивный фонд - совокупность архивных документов,
исторически или логически связанных между собой;
8) Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и
постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих
материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное,
социальное, экономическое, политическое и культурное значение,
являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов
Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и
подлежащих постоянному хранению;
9) архив - учреждение или структурное подразделение организации,
осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных
документов;
10) государственный архив - федеральное государственное учреждение,
создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный
государственный архив), или государственное учреждение субъекта
Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти
субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта
Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование,
учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а
также других архивных документов;
11) муниципальный архив - структурное подразделение органа местного
самоуправления муниципального района, городского округа или
муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые
осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов
Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных
документов;
12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
- хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без
определения срока (бессрочное);
13) временное хранение архивных документов - хранение архивных
документов до их уничтожения в течение сроков, установленных
нормативными правовыми актами;
14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
- хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их
передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21
настоящего Федерального закона;
15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской
Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том
числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный
статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на
условиях, определенных соответствующими договорами между ними и
специально уполномоченным Правительством Российской Федерации
федеральным органом исполнительной власти;
16) экспертиза ценности документов - изучение документов на оснований
критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и
отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
17) упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию
архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению
таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными
специально уполномоченным Правительством Российской Федерации
федеральным органом исполнительной власти;
18) владелец архивных документов - государственный орган, орган
местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо,
осуществляющие владение и пользование архивными документами и
реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных
законом или договором;
19) пользователь архивными документами - государственный орган, орган
местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо,
обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения
и использования необходимой информации.
Статья 4. Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела
1. К полномочиям Российской Федерации в области архивного дела относятся:
1) разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела;
2) установление единых правил организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил;
3) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек;
б) федеральных органов государственной власти, иных государственных
органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры
Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка
Российской Федерации (Банка России);
в) государственных внебюджетных фондов;
г) академий наук Российской Федерации, имеющих государственный статус,
и входящих в них организаций; д) федеральных государственных унитарных
предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных
государственных учреждений (далее - федеральные организации), в том
числе расположенных за пределами Российской Федерации;
4) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в
федеральной собственности, в собственность субъектов Российской
Федерации и (или) муниципальных образований;
5) решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.
2. К полномочиям субъекта Российской Федерации в области архивного дела относятся:
1) проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации;
2) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации;
б) органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации;
в) государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия,
и государственных учреждений субъекта Российской Федерации (далее -
организации субъекта Российской Федерации);
3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в
собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской
Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных
образований. 3. К полномочиям муниципального образования в области
архивного дела относятся:
1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;
б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и
муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации);
2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в
муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации,
субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
4. Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и
городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела
согласно полномочиям по решению вопросов местного значения,
установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об
общих принципах организации местного самоуправления в Российской
Федерации".
5. Законом орган местного самоуправления муниципального района,
городского округа может наделяться отдельными государственными
полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию
архивных документов, относящихся к государственной собственности и
находящихся на территории муниципального образования, с передачей
необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических
и финансовых средств.
ГЛАВА 2. АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Статья 5. Состав Архивного фонда Российской Федерации
В
состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на
территории Российской Федерации архивные документы независимо от
источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя,
форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты,
управленческая документация, документы, содержащие результаты
научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических
работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и
фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи,
рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных
документов на правах подлинников, а также архивные документы
государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.
Статья 6. Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации
1. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.
2. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой
ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской
Федерации, а также с определением в его составе особо ценных
документов, в том числе уникальных документов, осуществляется
центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного
Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной
власти.
3. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации
федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых
архивных документов с указанием сроков их хранения.
4. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской
Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными
комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов
исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области
архивного дела в пределах их компетенции.
5. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного
дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником
или владельцем архивных документов.
6. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях
любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности
субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До
проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов
уничтожение документов запрещается.
7. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав
Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании
экспертизы ценности документов и оформляется договором между
собственником или владельцем архивных документов и государственным или
муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального
района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией
Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности
собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и
использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.
Статья 7. Архивные документы, относящиеся к государственной собственности 1. К федеральной собственности относятся архивные документы:
1) хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях
и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением
архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки,
организации Российской академии наук на основании договора хранения без
передачи их в собственность);
2) государственных органов и организаций, указанных в подпункте "б" пункта 3 части 1 статьи 4 настоящего Федерального закона;
3) бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в
результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской
Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской
Федерации о перемещенных культурных ценностях;
4) отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.
2. К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:
1) хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации,
музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением
архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на
основании договора хранения без передачи их в собственность);
2) государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.
Статья 8. Архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности 1. К муниципальной собственности относятся архивные документы:
1) органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
2) хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за
исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и
библиотеки на основании договора хранения без передачи их в
собственность).
2. Разграничение собственности между муниципальными образованиями,
муниципальным образованием и субъектом Российской Федерации на архивные
документы, созданные до образования, объединения, разделения или
изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в
муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с
законодательством субъекта Российской Федерации.
Статья 9. Архивные документы, относящиеся к частной собственности К частной собственности относятся архивные документы:
1) организаций, действующих на территории Российской Федерации и не
являющихся государственными или муниципальными, в том числе
общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с
законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и
религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее -
негосударственные организации);
2) созданные гражданами или законно приобретенные ими.
Статья 10. Особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации или муниципальных образований
1. Передача архивных документов, находящихся в федеральной
собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или)
муниципальных образований осуществляется Правительством Российской
Федерации по представлению специально уполномоченного Правительством
Российской Федерации федерального органа исполнительной власти.
2. Передача архивных документов, находящихся в собственности субъекта
Российской Федерации или муниципальной собственности, в собственность
Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или)
муниципальных образований осуществляется в соответствии с
законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта
Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.
3. Архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной
собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом
продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их
отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором
Российской Федерации или федеральными законами.
4. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий
образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том
числе документы по личному составу, остаются соответственно в
федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации
и муниципальной собственности.
Статья 11. Особенности гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности
1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в
частной собственности, могут отчуждаться или переходить от одного лица
к другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом.
При этом правопреемник обязан уведомить о переходе к нему прав
собственника соответствующий государственный,
муниципальный архив, музей, библиотеку, организацию Российской академии наук, с которыми прежний собственник заключил договор.
2. При переходе прав собственника на документы Архивного фонда
Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, к другому
лицу к этому лицу переходят обязанности, указанные в договоре,
предусмотренном частью 7 статьи 6 настоящего Федерального закона.
3. Если собственник особо ценных документов и охраняемых государством
документов не выполняет свои обязанности по хранению, учету и
использованию этих документов, что может привести к утрате ими своего
значения, такие документы по решению суда могут быть изъяты у
собственника в соответствии со статьей 240 Гражданского кодекса
Российской Федерации.
4. В случае проведения торгов по продаже архивных документов,
находящихся в частной собственности, организаторы торгов обязаны не
позднее чем за 30 дней до дня их проведения проинформировать в
письменной форме о месте, времени и об условиях продажи архивных
документов специально уполномоченный Правительством Российской
Федерации федеральный орган исполнительной власти и соответствующий
уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской
Федерации в области архивного дела, на территории которого проводятся
торги. Нарушение данного порядка продажи архивных документов может
служить основанием для возникновения у специально уполномоченного
Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной
власти и соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти
субъекта Российской Федерации в области архивного дела права требовать
в судебном порядке в соответствии с гражданским законодательством
перевода на них прав и обязанностей покупателя.
Статья 12. Защита права собственности на архивные документы
1. Право собственности на архивные документы независимо от их форм
собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не
предусмотренное федеральными законами, запрещается.
2. Архивные документы, находящиеся в незаконном владении, подлежат
передаче собственникам или законным владельцам в соответствии с
международным договором Российской Федерации и законодательством
Российской Федерации.
ГЛАВА 3. УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Статья 13. Создание архивов
1. Государственные органы, органы местного самоуправления
муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в
целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в
процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения
образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том
числе в целях хранения и использования архивных документов, не
относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации
1. Государство выступает гарантом прав, предусмотренных настоящим
Федеральным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской
Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и
финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики.
2. Государственное управление архивным делом в Российской Федерации
осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе
специально уполномоченные Правительством Российской Федерации
федеральные органы исполнительной власти.
3. Государственное управление архивным делом в субъектах Российской
Федерации осуществляют органы государственной власти субъектов
Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной
власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
4. Управление архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют
органы местного самоуправления. 5. Государственные органы, органы
местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения
единых принципов организации хранения, комплектования, учета и
использования архивных документов руководствуются в работе с архивными
документами законодательством Российской Федерации (в том числе
правилами, установленными специально уполномоченным Правительством
Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти),
законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными
правовыми актами.
Статья 15. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела
1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации
и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без
образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые,
материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования,
хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять
создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие
нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда
работников архивов.
2. Государственный орган, орган местного самоуправления, принимающие
решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен
государственный или муниципальный архив, обязаны предоставить этому
архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных
документов.
3. Государственные и муниципальные (за исключением структурных
подразделений органов местного самоуправления) архивы вправе
осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это
предусмотрено их учредительными документами, служит и соответствует
достижению целей, ради которых они созданы, а также покрывать свои
расходы за счет иных поступлений, разрешенных законодательством
Российской Федерации.
Статья 16. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской
Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том
числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации
федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти
субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы
исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области
архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной
законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов
Российской Федерации.
ГЛАВА 4. ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов
1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации
и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без
образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность
архивных документов, в том числе документов по личному составу, в
течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями
документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23
настоящего Федерального закона.
2. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.
3. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных
документов, устанавливается особый режим учета, хранения и
использования. Создаются страховые копии этих документов.
4. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к
особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок
учета таких документов, создания и хранения их страховых копий
определяются специально уполномоченным Правительством Российской
Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в
государственной собственности, хранятся: 1) постоянно - в
государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской
академии наук; 2) временно - в государственных органах, государственных
организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а
также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного
самоуправления муниципального района или городского округа отдельными
государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и
использованию архивных документов, относящихся к государственной
собственности и находящихся на территории муниципального образования.
2. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской
Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют
федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе
академии наук Российской Федерации, имеющие государственный статус, за
исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается
Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного
хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и
использования указанных документов устанавливаются в договорах,
заключаемых федеральными органами исполнительной власти или
организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации,
имеющими государственный статус, за исключением Российской академии
наук) со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации
федеральным органом исполнительной власти. 3. Документы Архивного фонда
Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности,
хранятся: 1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;
2) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных
организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.
4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в
частной собственности, могут храниться их собственниками или
владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на
хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей,
а также в организацию Российской академии наук. При этом условия
хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами
с соблюдением норм настоящего Федерального закона.
Статья 19. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
1. Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места
их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного
учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется
специально уполномоченным Правительством Российской Федерации
федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы
подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов
Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется
специально уполномоченным Правительством Российской Федерации
федеральным органом исполнительной власти.
2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в
государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках,
организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества
этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.
ГЛАВА 5. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Статья 20. Источники комплектования государственных и муниципальных
архивов архивными документами 1. Государственные органы, органы
местного самоуправления, организации и граждане, в процессе
деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской
Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в
государственные и муниципальные архивы, выступают источниками
комплектования государственных и муниципальных архивов архивными
документами.
2. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников
комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской
Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в
указанные списки негосударственных организаций, а также граждан
осуществляется на основании договора.
Статья 21. Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение 1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.
2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в
процессе деятельности территориальных органов федеральных органов
государственной власти и федеральных организаций, иных государственных
органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта
Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы
субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или
организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного
дела.
3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в
частной собственности, поступают в государственные и муниципальные
архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на
основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками,
организациями Российской академии наук и собственниками указанных
документов.
4. Государственным органам, органам местного самоуправления,
государственным и муниципальным организациям запрещается передавать
образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда
Российской Федерации в музеи, библиотеки, организации Российской
академии наук и негосударственные организации. 5. Передача на
постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы
обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в
порядке, установленном законодательством Российской Федерации об
обязательном экземпляре документов.
Статья 22. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение
Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов
Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в
государственные и муниципальные архивы:
1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда
Российской Федерации документов федеральных органов государственной
власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе
органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации,
Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для
включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской
Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных
организаций - 15 лет;
2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда
Российской Федерации документов органов государственной власти, иных
государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций
субъектов Российской Федерации - 10 лет;
3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда
Российской Федерации документов органов местного самоуправления и
муниципальных организаций - 5 лет;
4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:
а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий,
похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда
документов - 75 лет;
в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;
г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;
д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;
е) научной документации - 15 лет;
ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;
з) видео- и фонодокументов - 3 года.
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами
1. Федеральные органы государственной власти, иные государственные
органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию
со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации
федеральным органом исполнительной власти перечни документов,
образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе
деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков
хранения.
2. Государственные органы, органы местного самоуправления,
государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии
с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством
Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, отбор,
подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного
фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и
муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и
передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их
упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и
организаций, передающих документы.
3. Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в
упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы
находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной
собственности, собственности субъекта Российской Федерации или
муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти
цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в
порядке, установленном Правительством Российской Федерации, бюджета
субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом
исполнительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета
муниципального образования в порядке, установленном органом местного
самоуправления.
4. При реорганизации государственных органов архивные документы в
упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых
государственных органов.
5. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные
документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым
органам местного самоуправления.
6. При реорганизации государственных и муниципальных организаций
архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам
реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования
государственных и муниципальных организаций с изменением форм
собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть
переданы на временное хранение вновь возникшим
организациям-правопреемникам на основании договоров между данными
организациями и соответствующими государственными или муниципальными
архивами.
7. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем
разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций
условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются
учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то
учредительными документами, по согласованию с соответствующими
специально уполномоченным Правительством Российской Федерации
федеральным органом исполнительной власти или уполномоченными органами
исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области
архивного дела.
8. При ликвидации государственных органов, органов местного
самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные
в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по
личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения
которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в
соответствующий государственный или муниципальный архив.
9. При реорганизации негосударственных организаций условия и место
дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих
организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными
документами.
10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в
результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и
включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные
документы, документы по личному составу, а также архивные документы,
сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной
комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном
состоянии на хранение в соответствующий государственный или
муниципальный архив на основании договора между ликвидационной
комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным
или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия
(ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение
архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации,
ликвидируемой в результате банкротства.
ГЛАВА 6. ДОСТУП К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
Статья 24. Доступ к архивным документам
1. Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и
получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам
обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами
справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также
подлинников и (или) копий необходимых ему документов.
2. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной
собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым
регламентируется законодательством Российской Федерации,
устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.
Статья 25. Ограничение на доступ к архивным документам
1. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с
международным договором Российской Федерации, законодательством
Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением
собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной
собственности.
2. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм
собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную
охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к
подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов,
и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в
порядке, установленном специально уполномоченным Правительством
Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти,
находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена
ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения,
составляющие государственную и иную охраняемую законодательством
Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
3. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о
личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также
сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на
срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного
разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения
наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным
документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина,
его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его
безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня
создания указанных документов.
Статья 26. Использование архивных документов
1. Пользователь архивными документами имеет право использовать,
передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных
ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых
законных целей и любым законным способом.
2. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки,
организации Российской академии наук обеспечивают пользователю
архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения
архивных документов.
3. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации
и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без
образования юридического лица, при наличии у них соответствующих
архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю
архивными документами оформленные в установленном порядке архивные
справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой
граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение
льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
4. Государственные и муниципальные (за исключением структурных
подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи,
библиотеки, организации Российской академии наук, а также
государственные и муниципальные организации в соответствии с
законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них
архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать
пользователю архивными документами платные информационные услуги,
заключать с ним договоры об использовании архивных документов и
справочно-поисковых средств.
5. Порядок использования архивных документов в государственных и
муниципальных архивах определяется специально уполномоченным
Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной
власти. Порядок использования архивных документов в государственных
органах, органах местного самоуправления, государственных и
муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях,
библиотеках, организациях Российской академии наук определяется ими в
соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в
соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным
Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной
власти.
6. Использование архивных документов, на которые распространяется
действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной
собственности, осуществляется с учетом требований данного
законодательства.
7. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки,
организации Российской академии наук, архивы государственных органов,
органов местного самоуправления, государственных и муниципальных
организаций предоставляют государственным органам и органам местного
самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий
архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и
экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные
издания о составе и содержании хранящихся в них документов.
8. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в
соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат
возврату собственнику или владельцу архивных документов.
ГЛАВА 7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Статья 27. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации
Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в
нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации,
несут гражданско-правовую, административную и уголовную
ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
ГЛАВА 8. МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО
Статья 28. Международное сотрудничество Российской Федерации в области архивного дела
Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные
и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные юридические лица в
пределах своей компетенции, а также граждане - собственники или
владельцы архивных документов принимают участие в международном
сотрудничестве в области архивного дела, участвуют в работе
международных организаций, совещаний и конференций по вопросам
архивного дела, в международном информационном обмене.
Статья 29. Вывоз и ввоз архивных документов
1. Вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов,
находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также
документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной
собственности, запрещается.
2. Архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут быть
вывезены за пределы Российской Федерации. Заявленные к вывозу указанные
архивные документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке,
установленном Правительством Российской Федерации.
3. Временный вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов,
находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также
документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной
собственности, осуществляется в соответствии с законодательством
Российской Федерации.
4. Вывоз за пределы Российской Федерации перемещенных в Союз ССР в
результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской
Федерации архивных документов, не относящихся к федеральной
собственности, осуществляется в соответствии с законодательством
Российской Федерации.
5. Разрешается ввоз в Российскую Федерацию архивных документов, приобретенных и (или) полученных на законных основаниях.
Статья 30. Вывоз и ввоз копий архивных документов
Вывоз за пределы Российской Федерации и ввоз в Российскую Федерацию
приобретенных и (или) полученных на законных основаниях копий архивных
документов на носителях любого вида осуществляются без ограничений, за
исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым
ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
ГЛАВА 9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья 31. Вступление в силу настоящего Федерального закона
1. Настоящий Федеральный закон вступает в силу со дня его официального
опубликования, за исключением положений, для которых настоящей статьей
установлены иные сроки и порядок вступления в силу.
2. Положения пункта 11 статьи 3, части 5 статьи 4 настоящего
Федерального закона вступают в силу с 1 января 2006 года и до
наступления этой даты применяются исключительно к правоотношениям,
возникающим в связи с изменением границ либо преобразованием
муниципальных образований.
3. Часть 4 статьи 4 настоящего Федерального закона вступает в силу с 1 января 2006 года.
4. Положения части 7 статьи 6, части 1 статьи 13, пункта 2 части 1
статьи 18 настоящего Федерального закона об органах местного
самоуправления муниципального района и городского округа и о
муниципальных архивах вступают в силу с 1 января 2006 года и до
наступления этой даты применяются исключительно к правоотношениям,
возникающим в связи с изменением границ либо преобразованием
муниципальных образований.
Статья 32. Признание утратившими силу законодательных актов в связи с принятием настоящего Федерального закона
Со дня вступления в силу настоящего Федерального закона признать утратившими силу:
1) Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года N 5341-I (Ведомости
Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета
Российской Федерации, 1993, N 33, ст. 1311);
2) Постановление Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993
года N 5342-I "О порядке введения в действие Основ законодательства
Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах"
(Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного
Совета Российской Федерации, 1993, N 33, ст. 1312).
Президент
Российской Федерации
В. ПУТИН
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке и
сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение)
устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ,
в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками
хранения.
1.2. Действие Положения распространяется на документы открытых и
закрытых акционерных обществ (далее - общества), указанные в пункте 1
статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных
обществах" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 1,
ст.1; N 25, ст.2956; 1999, N 22, ст.2672; 2001, N 33 (часть I),
ст.3423; 2002, N 12, ст.1093; N 45, ст.4436), в том числе на решения о
выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или)
дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг,
проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска
(дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные
регистрирующими органами, описи документов общества, передаваемых на
постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов
общества к уничтожению.
II. Сроки хранения документов акционерных обществ
2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:
2.1.1.Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании
общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный
акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и
разделительный баланс Постоянно
2.1.2.Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав
общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о
государственной регистрации общества Постоянно
2.1.3.Документы, подтверждающие права общества на имущество,
находящееся на его балансе В соответствии с Перечнем типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой
России 06.10.2000 <*>
2.1.4.Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг,
проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или)
дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или)
проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска
(дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в
установленном порядке регистрирующими органами Постоянно
2.1.5.Внутренние документы общества В соответствии с Перечнем типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой
России 06.10.2000
2.1.6.Положение о филиале или представительстве общества Постоянно
2.1.7.Годовые отчеты общества Постоянно
2.1.8.Документы бухгалтерского учета общества Не менее 5 лет
2.1.9.Отчеты независимых оценщиков Не менее 5 лет
2.1.10. Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы,
отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности,
предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские
заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности,
пояснительные записки):
а) сводной (консолидированной) годовой Постоянно
б) годовой Постоянно
в) квартальной Не менее 5 лет
г) месячной Не менее 1 года
2.1.11.Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера,
являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной
комиссии (ревизора) общества Постоянно
2.1.12.Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества Постоянно
2.1.13.Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа
общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного
органа общества (директора, генерального директора, президента)
Постоянно
2.1.14.Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров Постоянно
2.1.15.Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на
участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение
дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для
осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями
Федерального закона "Об акционерных обществах" Постоянно
2.1.16.Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества,
государственных и муниципальных органов финансового контроля Постоянно
2.1.17.Ежеквартальные отчеты эмитента:
а) за 1 квартал финансового (отчетного) года Постоянно
б) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года Не менее 5 лет
в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или
раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом "Об
акционерных обществах", иными федеральными законами Не менее 1 года
2.1.18.Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества Постоянно
2.1.19.Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению Постоянно
2.1.20.Иные документы, предусмотренные Федеральным законом "Об
акционерных обществах", уставом общества, внутренними документами
общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров
(наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также
документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации В
соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным
Федеральной архивной службой России 06.10.2000
<*> Признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 07.02.2002, N 07/1110-ЮД).
2.2. Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие
порядок хранения документов общества, могут предусматривать более
длительные сроки хранения документов, чем установленные пунктом 2.1.
Положения.
2.3. В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения
споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным
сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий
или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия
(вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается
(выносится) после истечения установленного для них срока хранения.
2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в
пункте 2.1. Положения, производится с 1 января года, следующего за
годом окончания их делопроизводством.
III. Порядок хранения документов акционерных обществ
3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его
единоличным исполнительным органом. Организация хранения документов,
образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до
передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных
подразделений общества.
3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.
3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты
или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит
заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом
случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть
составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или
повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа
общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть
подписан руководителем структурного подразделения и утвержден
единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или
повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности -
также главным бухгалтером общества.
3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны
формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями
утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.
3.6. Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества
хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа
общества.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны
находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы
общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны
располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную
сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного
света.
3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные
недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в
архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии
об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться
обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или
специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия
находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом
(лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть
составлен соответствующий акт.
3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества
в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества
производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или
гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом
на получение документов общества.
Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или
гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку
с разрешения единоличного исполнительного органа общества или
уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование
сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения
указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой
указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия,
имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а
также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме
документа.
3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением
системы Федеральной архивной службы России и часть его документов
отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы
постоянного срока хранения и по личному составу передаются в
соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с
архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан
принять на хранение только документы по личному составу работников
общества. Место хранения остальных документов определятся председателем
ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение,
находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов
общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в
результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении
(решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о
разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся
на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества
подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации
обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
IV. Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение
4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов,
образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления
дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная
комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило,
назначается один из руководителей общества.
4.2. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу
только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает
описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу,
проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о
выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
4.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного
хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими
сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел
общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.
4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации
акты о выделении документов к уничтожению составляются только после
составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи
дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться
руководителем общества.
V. Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения
5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов,
отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.
5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
(выдержка из текста нормативного акта)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Понятие архива организации
1.1.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к
государственной собственности, до передачи на постоянное хранение,
временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой
России, хранятся в организации <*>.
1.1.2. В целях своевременного приема архивных документов от структурных
подразделений или других источников комплектования, обеспечения их
учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с
настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное
хранение в организации создается архив.
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное
структурное подразделение организации или подразделение в составе
службы документационного обеспечения управления (делопроизводства),
осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью
использования.
1.1.3. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.1.4. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.
1.2. Виды архивов
1.2.1. В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта
Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти,
документы организаций непосредственного подчинения и других
организаций, включенных в список источников комплектования архива,
утвержденный руководителем органа власти;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций,
отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и
независимо от их территориального расположения;
объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли,
связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю
деятельности;
архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
1.2.2. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
архив управленческой документации;
научно-технический архив;
аудиовизуальный архив;
архив документации на электронных носителях.
1.2.3. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи
информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы
или как структурные подразделения в составе архива организации.
-------------------------------- <*> В соответствии с Положением
об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов
ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании
соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной
службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и
депозитарного хранения документов. В данном случае создаются
центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах
юридического лица, в своей деятельности они руководствуются Основными
правилами работы государственных архивов.
1.3. Основные задачи и функции архива
1.3.1. Основными задачами архива организации являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду
Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками
и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и
органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение
документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива
определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными
ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации
и организаций - источников комплектования архива;
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации,
осуществляет использование документов по запросам организаций и частных
лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и
анализ использования;
проводит экспертизу ценности и
осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по
передаче документов на постоянное хранение;
осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в
структурных подразделениях организаций и других организациях -
источниках комплектования;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов по
архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников
архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в
организациях - источниках комплектования архива.
1.3.4. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов
(ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также
подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение
передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования
архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в
процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие
и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
1.4. Права архива
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
контролировать правила работы с документами в структурных
подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников
комплектования необходимые для работы архива сведения;
участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой
России, органами управления архивным делом субъектов Российской
Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам
архивного дела и документационного обеспечения управления.
1.5. Ответственность архива
Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
утрату и несанкционированное уничтожение документов;
необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного
хранения и по личному составу подведомственных организаций, при
ликвидации организации или изменении формы собственности;
нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов
2.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора их на постоянное хранение.
2.1.2. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской
Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на
основании принципов историзма, системности и целостности путем
комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних
особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе
государственного управления или конкретной отрасли, значимость
выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества,
время и место образования документа.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления),
отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации,
повторение информации документа в других документах, вид документа,
подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и
передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его
физическое состояние.
При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации
учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.
2.1.3. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по
архивному делу и документационному обеспечению управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и
органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в
области архивного дела.
2.1.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется
в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной
комиссией организации.
На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной
службой или службой, отвечающей за функционирование информационных
технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов,
документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими
критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на
постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной
комиссией организации.
Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с
документацией организации на традиционных носителях (применяется в
комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота
(завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие
дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).
При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на
прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного
перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных
актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной
документации; соответствие типа электронного оборудования различным
режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.
2.2. Организация проведения экспертизы ценности документов
2.2.1. Экспертиза ценности документов в организации проводится:
в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе
формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
2.2.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности
документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение
документов Архивного фонда Российской Федерации, включая
управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и
другую документацию <*>, образующуюся в процессе деятельности
организации, создается экспертная комиссия (ЭК).
В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих
подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа
наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех
человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается
руководитель архива или лицо, ответственное за архив.
В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения,
для которого данная организация является источником комплектования.
Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников
организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
2.2.4. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе
формирования дел;
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на
постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
2.2.5. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов
номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к
уничтожению дел, не подлежащих хранению;
подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения
предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий
документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения
документов, не предусмотренных перечнями;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических
документов по вопросам работы с документами в организации.
2.2.6. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по
мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы
подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК)
вступают в силу после утверждения руководителем организации.
Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и
примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов,
установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с
указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными
номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после
их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.
<*> Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение
научно-технической и другой специальной документации может быть создана
отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.
2.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов
2.3.1. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно
работниками службы документационного обеспечения управления совместно с
ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.
2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками
хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к
уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При
этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел
организации, правильность определения сроков хранения дел.
2.3.3. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается
отбор документов для хранения и уничтожения только на основании
заголовков дел.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью
определения и выделения из их состава документов, подлежащих
постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.
Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются
к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного
хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их
хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
2.3.4. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на
постоянное хранение под методическим руководством соответствующего
государственного или муниципального архива.
2.3.5. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
запись ЭД на машинные носители;
проверка качества записи;
описание ЭД;
проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в
соответствии с архивной описью (описями) электронных документов
постоянного хранения и по личному составу;
подготовка комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для
обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая
информация: название документа, дата его создания, характеристика
содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая
структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также -
количество записей).
2.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов
2.4.1. По результатам экспертизы ценности документов в организации
составляются описи дел постоянного (приложение 1), временного (свыше 10
лет) хранения (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а
также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению
(приложение 4).
2.4.2. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД,
отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются
описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному
составу (приложение 5). Управленческая, научно-техническая
документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.
Порядок оформления и утверждения описей установлен в п. 6.4.5 настоящих Правил.
2.4.3. ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного
хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи
дел ЭД).
2.4.4. Указанные (п. 2.4.1) описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно.
Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации
только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел
постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать
дела, включенные в данные акты.
2.4.5. Дела включаются в акт,
если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в
котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним
сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет
составлен не ранее 1 января 1995 г.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется
на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких
подразделений, то название каждого подразделения указывается перед
группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел,
отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с
указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
2.4.6. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на
постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать
включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное
хранение или к уничтожению.
2.4.7. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку
(утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в
которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес
бумажной макулатуры.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника,
ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
